Information om behandling av personuppgifter

Här hittar du information om hur barn- och utbildningsnämnden i Helsingborgs stad hanterar personuppgifter. Informationen är uppdelad i två delar: den första är skriven direkt till dig som är elev, och den andra är till dig som är vårdnadshavare.

Har du frågor?

Du kan alltid kontakta skol- och fritidsförvaltningen:

Telefon: 042-10 50 00
E-post: skol.fritidsforvaltning@helsingborg.se
Postadress: Skol- och fritidsförvaltningen, Östra Allén 16, 254 51 Helsingborg

Till dig som är elev på en skola i Helsingborgs stad

Barn- och utbildningsnämnden (de som bestämmer över din skola) måste vara väldigt noga med dina personuppgifter. Personuppgifter är all information som handlar om just dig – som ditt namn, ditt personnummer, din adress, om du har en allergi, vilka betyg du får och bilder du är med på.

Vi följer en lag som heter dataskyddsförordningen (GDPR). Den säger att vi bara får spara och använda information om dig när det verkligen behövs, och vi har hårda krav på oss att skydda den. Du har alltid rätt att veta hur vi använder dina uppgifter.

Varför behöver vi dina uppgifter?

Lärande och skolgång: Vi använder dina uppgifter för att du ska kunna få en skolplats, se till att du är tillhör rätt klass, hålla reda på ditt schema och din närvaro eller frånvaro.
Undervisning och betyg: Dina lärare använder digitala verktyg som Unikum (om du går i grundskolan), StudyBee (om du går på gymnasiet) och Google Workspace för att planera lektioner och för att du och dina föräldrar ska kunna följa hur det går för dig. Vi behöver också informationen för att kunna sätta dina betyg.
Datorer och material: Vi hanterar dina uppgifter för att kunna ge dig en skoldator och digitala läromedel. Om du har ett annat modersmål än svenska registrerar vi det så att du får modersmålsundervisning.

Om du behöver extra stöd eller om något känns fel:

Extra hjälp: Vi utreder om du behöver särskilt stöd för att nå målen i skolan.
Elevhälsa: Skolsköterskan och kuratorn använder dina uppgifter för att hjälpa dig att må bra. Känsliga uppgifter om din hälsa låses in säkert i ett system som heter Prorenata Journal.
Trygghet: Om du blir illa behandlad använder vi dina uppgifter i systemet DF Respons för att utreda och stoppa diskriminering och kränkningar.
Specialkost: Vi sparar information om du har allergier eller behöver specialkost.

Dina viktigaste rättigheter

Du får fråga: Du har rätt att få veta exakt vilka uppgifter vi har sparade om dig (det kallas registerutdrag).
Rätt att rätta: Om vi har skrivit fel om dig har du rätt att få det fixat.
Säg ifrån: Du kan klaga till oss eller till en myndighet som heter IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) om du tycker vi gör fel. På IMY:s webbplats finns en sida som heter Dataskydd för dig som är ung (IMY) där du kan läsa mer.

Hjälp till att skydda dig själv: Du kan hjälpa till genom att bara använda din skoldator och ditt skolkonto till skolarbete, att aldrig dela med dig av dina lösenord till andra och att inte sprida personuppgifter om andra på internet.

Om du eller dina föräldrar har frågor kan ni prata med skolans personal, förvaltningens dataskyddssamordnare (dataskydd.sff@helsingborg.se) eller vårt dataskyddsombud (dataskyddsombud@helsinborg.se).

Till dig som är vårdnadshavare

Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för all behandling inom nämndens verksamheter: förskola, förskoleklass, grundskola, anpassad grundskola, fritidshem, gymnasieskola och anpassad gymnasieskola.

Ditt barns och dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och transparent för att uppfylla nämndens lagstadgade uppdrag. Den rättsliga grunden för i princip all behandling är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Verksamheter, ändamål och systemstöd

Verksamhet	Huvudsakliga ändamål och processer	Systemstöd
Förskola	Placering och administration kring barn i förskola och pedagogisk omsorg Behandlingen innefattar att hantera och administrera ansökningar, fördelning av platser, kontroll av barnets rätt till plats samt, upprätthålla korrekta kontaktuppgifter samt att fakturera avgift. Planera och genomföra undervisning Behandlingen innefattar organisering av den pedagogiska verksamheteten, hantering av schema, närvaro och frånvaro, dokumentation av barns utveckling och lärande samt kommunikation med vårdnadshavare. Utreda behov av särskilt stöd och upprätta handlingsplan Behandlingen sker för att säkerställa att barn som är i behov av särskilt stöd får stöd utifrån vad deras individuella behov kräver. Hantera kostintyg för specialkost För att säkerställa att barn får rätt kost utifrån medicinska skäl som allergier eller sjukdom. Anmäla, utreda och åtgärda kränkande behandling och diskriminering Samt att anmäla och hantera tillbud, olycksfall och skador.	Edlevo, Unikum, Tempus, DF Respons
Grundskola och gymnasieskola (inkl. anpassad skola)	Skolval och skolplacering Att administrera och genomföra skolval och skolbyten. Hantera antagning och mottagande i gymnasieskola Att administrera och genomföra gymnasieval, innefattande ansökan, antagning och beslut om mottagande. Planera och genomföra undervisning Behandlingen innefattar organisering av den pedagogiska verksamheteten, hantering av schema, närvaro och frånvaro, dokumentation av elevers utveckling och lärande samt kommunikation med vårdnadshavare. Utreda behov av särskilt stöd och upprätta åtgärdsprogram Behandlingen sker för att säkerställa att elever som är i behov av särskilt stöd får stöd utifrån vad deras individuella behov kräver. Hantera kostintyg för specialkost För att säkerställa att elever får rätt kost utifrån medicinska skäl som allergier eller sjukdom. Anmäla, utreda och åtgärda kränkande behandling och diskriminering Samt att anmäla och hantera tillbud, olycksfall och skador.	Edlevo, Unikum (grundskola), StudyBee (gymnasium), Google Workspace for Education, Prorenata Journal, DF Respons
Elevhälsa	Bedriva elevhälsa Tillhandahålla lagstadgade medicinska insatser (hälsobesök, hälsokontroller, enklare sjukvård, rådgivning) samt elevvårdande insatser (psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska utredningar, bedömningar, kartläggningar och stödsamtal. Hantera målgruppstillhörighet till anpassad skola Att utreda, pröva och fatta beslut om en elev tillhör målgruppen för anpassad grundskola respektive anpassad gymnasieskola.	Prorenata Journal
Fritidshem	Placering och administration kring barn i fritidshem Behandlingen innefattar att hantera och administrera ansökningar, fördelning av platser, kontroll av barnets rätt till plats, att upprätthålla korrekta kontaktuppgifter samt att fakturera avgift. Planera och genomföra undervisning Behandlingen innefattar organisering av den pedagogiska verksamheteten, hantering av schema, närvaro och frånvaro samt kommunikation med vårdnadshavare. Hantera kostintyg för specialkost För att säkerställa att elever får rätt kost utifrån medicinska skäl som allergier eller sjukdom. Anmäla, utreda och åtgärda kränkande behandling och diskriminering Samt att anmäla och hantera tillbud, olycksfall och skador.	Edlevo, Unikum, DF Respons

Så samlas personuppgifterna in

Direkt från dig och ditt barn.
Från barnets tidigare skola (till exempel skolhälsovårdsjournaler).
De skapas löpande under skolgången (till exempel kursmaterial, närvaroregistrering, bedömningar, betyg och utredningar kring frånvaro eller stödbehov).
Från Skatteverket för att kontrollera folkbokföringsuppgifter.

Vem får ta del av uppgifterna och var lagras de?

Behörighet: Uppgifterna är endast tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina specifika arbetsuppgifter.
Överföring till tredje land (utanför EU/EES): Kan ske i vissa fall (till exempel till leverantörer som Google i Google Workspace for Education eller andra digitala undervisningsapplikationer). Detta sker endast om landet har en adekvat skyddsnivå via EU-beslut eller omfattas av lämpliga skyddsåtgärder och personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR. Leverantörerna får inte använda uppgifterna för egna ändamål. Känsliga eller sekretessreglerade uppgifter överförs aldrig utanför EU/EES.
Gallring (radering): Vi följer arkivlagen och nämndens informationshanteringsplan som bestämmer när handlingar får slängas. Kontakta förvaltningen om du vill veta hur länge en specifik handling bevaras.

Fotografering, filmning och ljudupptagningar

I lärplattformarna Unikum och StudyBee publiceras ibland foto, film eller ljudupptagningar för att dokumentera lärande eller utgöra underlag för bedömning av en grupp eller individ. Detta görs med stöd av den rättsliga grunden utföra uppgift av allmänt intresse då publiceringen alltid har en tydlig koppling till läroplanen. Samtycke samlas därför inte in för denna typ av skoldokumentation. Materialet kan endast ses av ett begränsat antal personer.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Du kan göra din begäran i vår e-tjänst eller komma in med en skriftlig begäran per post. Den ska i så fall vara undertecknad av dig och du ska ange ditt namn och personnummer. Uppgifterna behövs för att vi ska kunna säkerställa att vi lämnar uppgifterna till rätt person.

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar på något sätt är felaktiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. I vissa fall kan vi ta bort uppgifter om dig, men vi får inte ta bort personuppgifter som ingår i allmänna handlingar som ska arkiveras.

Du har rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter, om du vill klaga på den personuppgiftsbehandling som sker. Läs mer på integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Klagomål

Om du har synpunkter eller klagomål kring hur vi hanterar personuppgifter gör du så här:

Vänd dig i första hand direkt till den verksamhet/skola som behandlar uppgifterna eller till förvaltningens dataskyddssamordnare via dataskydd.sff@helsingborg.se.
Är du inte nöjd med åtgärden kontaktar du Helsingborgs stads dataskyddsombud via dataskyddsombud@helsingborg.se.
Du har också alltid rätt att lämna ett klagomål direkt till tillsynsmyndigheten Integritetskyddsmyndigheten (IMY).