Behandling av personuppgifter

Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i bland annat Helsingborgs stads skolor. Här beskriver vi hur personuppgifter behandlas i nämndens verksamhet.

Om vår personuppgiftsbehandling

Personuppgifter är uppgifter som kan knytas till en fysisk person, till exempel namn, adress, personnummer, e-postadress eller en identifierbar bild på en person.

Vi behandlar personuppgifter om barn, elever och vårdnadshavare i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och annan lagstiftning som rör dataskydd. Med behandling menar vi att vi till exempel samlar in och lagrar dina personuppgifter. Vi behandlar bara de personuppgifter som vi behöver och vi vidtar nödvändiga åtgärder för att skydda åtkomsten till dina personuppgifter.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

När du till exempel söker om barnomsorg, väljer skola, använder någon av våra e-tjänster, skickar e-post till oss eller tar kontakt med oss via sociala medier, behandlar vi personuppgifter om dig. Det kan vara information som du själv lämnar till oss eller som vi behöver för att kunna:

  • handlägga ärenden och fatta beslut som rör dig/ditt barn (myndighetsutövning)
  • ta emot och hantera synpunkter på utbildningen
  • organisera barnomsorg och elevers skolgång
  • informera om vår verksamhet på våra webbplatser och i sociala medier
  • skicka olika former av meddelande och nyhetsbrev från våra system och skolenheter
  • i vissa tjänster skicka sms-aviseringar, så som vid en elevs frånvaro
  • fullgöra skyldigheter enligt lag, som att lämna ut allmänna handlingar

Vi får även personuppgifter från andra än från dig. Sådana uppgifter kan komma från andra myndigheter, till exempel Skatteverket för adressuppdateringar eller för att kontrollera vem som är vårdnadshavare för en omyndig person.

När har vi rätt att behandla dina personuppgifter?

Vi har rätt (rättslig grund) att behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att uppfylla en skyldighet som kommunen har enligt lag, om det är nödvändigt för att kommunen ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i kommunens myndighetsutövning. Vi har också rätt att behandla personuppgifter för att fullgöra avtal med dig. Vidare får vi behandla personuppgifter om du samtycker till det.

Exempel på olika rättsliga grunder

Vi behandlar personuppgifter för olika syften och behandlingar sker på olika rättsliga grunder.

  • Vi behandlar till exempel personuppgifter när du söker om barnomsorg för ditt barn. Behandlingen sker med avtal som rättslig grund.
  • Vi behandlar kontaktuppgifter till dig/ditt barn så som telefonnummer, e-post och adress, för att kunna ta kontakt om ditt barn inte kommer till verksamheten eller något inträffar i skolan. Behandlingen sker med allmänt intresse som rättslig grund.
  • Vi dokumenterar till exempel barn och elevers skolgång, måluppfyllelse och frånvaro i skolans system och IT-stöd. Behandlingen sker med allmänt intresse som rättslig grund. Dokumentation kan ske genom text, bild, film eller ljud.
  • När vi fattar beslut, till exempel om skolplacering, betyg, disciplinära åtgärder och om särskilt stöd sker det med den rättsliga grunden myndighetsutövning. För andra typer av ärenden kan rättslig förpliktelse vara den rättsliga grunden.

Helsingborgs stads skolor informerar om skolans löpande verksamhet genom att publicera uppgifter i skolans system och i sociala medier. Behandlingen sker med allmänt intresse som rättslig grund. Sådan publicering sker med omsorg och med hänsyn till barn och elevers integritet och till offentlighet- och sekretesslagen.

  • Vi använder ibland personuppgifter för att marknadsföra skolan, till exempel namn, bild och film på våra webbplatser och i andra former. Behandlingen sker då alltid med samtycke från vårdnadshavare eller myndig elev som rättslig grund.

Om vi behandlar dina personuppgifter för att du har samtyckt till det, kommer du att få tydlig information om vad du samtycker till och hur du går tillväga om du vill återkalla ditt samtycke.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina uppgifter så länge som det behövs för att fullfölja våra åtaganden. Vi följer arkivlagen och den dokumenthanteringsplan som barn- och utbildningsnämnden har beslutat om. Där framgår det när handlingar, som kan innehålla personuppgifter, ska arkiveras eller gallras (slängas).

Vem kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter hanteras av vår personal och ibland av personuppgiftsbiträden (främst leverantörer av de datasystem som kommunen använder). Dina personuppgifter kan komma att lämnas till annan tredje part om det behöver ske på grund av lagkrav, till exempel till andra myndigheter på grund av tillsyn eller beslut.

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, Instagram eller Twitter, för att komma i kontakt med Helsingborgs stad, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (det vill säga det företag/organisation som driver det sociala mediet) För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Överföring av personuppgifter till tredje land

I de fall personuppgifter förs över till länder utanför EU/EES sker det bara om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå, eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt Dataskyddsförordningen.

Säkerhet för dina personuppgifter

Vi arbetar med att vidta de lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Vi arbetar med informationsklassning enligt ISO 27000.

Allmän handling

De uppgifter som ges in till oss blir allmänna handlingar här. Vem som helst kan begära att få ta del av dessa. Vi gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan vi lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära ett utdrag på de personuppgifter som behandlas om dig. Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig på något sätt är felaktiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. I vissa fall har du rätt att få uppgifterna borttagna, om det inte strider mot lagstiftning som säger att vi fortsatt ska behandla personuppgifterna.
Om du har lämnat ett samtycke till att vi får behandla dina personuppgifter, får du när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat. Det innebär att vi inte får fortsätta att behandla uppgifter om dig för det ändamål som samtycket omfattar. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades.

Du kan göra en digital begäran om dina rättigheter, se Helsingborgs stads e-tjänster eller skicka en skriftlig begäran undertecknad av dig med namn och personnummer till Barn- och utbildningsnämnden, 251 89 Helsingborg.

Personuppgiftsansvarig

Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig. Du kan kontakta nämndens dataskyddsombud, My Karlsson, för frågor om vår personuppgiftsbehandling.

Dataskyddsombudet nås via Helsingborg kontaktcenter (042-10 50 00) eller genom att mejla kontaktcenter@helsingborg.se. Du har rätt att klaga till tillsynsmyndigheten Datainspektionen om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.